Como ter reuniões hiper eficientes, baseado em métodos Ágeis/Agile como o Scrum.

Em uma reunião via Zoom, um dos participantes levantou um cartaz que dizia: “Quando eu morrer, espero que seja em uma reunião igual a esta, pois a transição da vida para a morte será bem sutil“. Não poderia ser mais verdade. As reuniões que você participa são assim também? Aprenda como mudar!

86.400

Todos os dias este valor é creditado para você. Todas as noites seu saldo é zerado, mesmo sem ter ´aproveitado´ este crédito, o valor não será transferido para o outro dia.

Esse é o tempo. 86.400 segundos, todos os dias, é o que recebemos. E provavelmente uma das únicas coisas em que somos iguais, de forma completa e sem ressalvas. Todos temos o mesmo dia com 24 horas, não importa sua idade, onde você nasceu, ou o seu patrimônio.

E a diferença entre do sucesso das pessoas, basicamente, é o uso deste tempo.

Se você já foi para uma reunião que durou horas e pensou “Está reunião poderia ter sido um email“, você sabe o que eu estou falando.

Então, continue neste artigo que ao final você terá um arsenal inteiro de ideias para fazer as reuniões de sua empresa altamente produtivas e eficientes!

Emprestei alguns conceitos de metodologias de desenvolvimento Ágeis (Agile) de desenvolvimendo de software, para que você aplique em seu negócio, independente do que ele for ou do estágio que ele esteja.

Problemas mais comuns

Em reuniões tradicionais, você provavelmente enfrentou alguns desafios, incluindo:

• discutiu-se muita coisa e nada foi decidido;
• Rolou o discurso: “vamos tratar primeiro os ‘assuntinho’ de 5 minutinhos e depois os mais importantes”
• os assuntos variaram desde as metas da empresa para o próximo trimestre até o resultado do jogo de domingo;
• bateu aquele sentimento de: “o que eu estou fazendo aqui?”;
• você foi ao banheiro, pediu um café, conferiu o celular e a discussão não saiu do lugar;
• a reunião é tão longa que as pessoas “fogem” pela porta, pelo notebook ou pelo celular;
• as pessoas parecem que estão derretendo nas cadeiras
• a primeira atividade é marcar a próxima reunião;
• conversas se tornam desestruturadas e fora do contexto
• alinhamento de grupos maiores não acontece
• não se consegue demonstrar nada
• uma combinação ou todos os itens acima.

E é isso que queremos evitar com nossas reuniões hiperprodutivas.

Metodologias Ágeis?

Desenvolvido e usado de forma ampla em startups e empresas de crescimento acelerado, são métodos que permitem avanços significativos no desenvolvimento de projetos, em um curso espaço de tempo.

Elas podem revolucionar qualquer gestão, e acelerar os projetos, como nenhum outro método foi capaz anteriormente.

Deixando burocracias e ineficiências para trás, aprenda agora alguns tópicos chaves para você aplicar imediatamente.

Reunião não é apresentação

Uma reunião não é uma apresentação ou uma assembleia. Os membros devem e precisam participar do encontro e não apenas ficarem observando.

Vai apresentar uma nova política comercial da empresa para todos os colaboradores? Então não é uma reunião.

Horário para iniciar e durar

As reuniões (ou meetings) devem ter um horário para começar e a duração estimada. Dessa forma você mostra respeito ao seu próprio tempo e dos colegas.

Preparação

Toda reunião deve ter uma pauta feita anteriormente, e repassada para todos os participantes.

O que vai ser discutido? O que precisa ser decidido?

Defina esta pauta baseada em prioridades, sendo as principais as primeiras.

Desta forma, que caso acabe a reunião, você conseguiu extrair o máximo de importância nas decisões.

Envie para todos os participantes esta pauta, para que eles também se preparem e possam refletir sobre o que precisa ser discutido e o que eles levarão de argumentos para a reunião.

E seja pontual. Se vai começar as 09:00hs, comece as 09:00hs. Temos que parar com a cultura de esperar 15 a 30 minutinhos para que outros entrem…

Definir um tempo de fala

Se é interessante que algumas pessoas da reunião apresentem algo, defina um tempo de fala para cada um nesta reunião, de forma que não sejam interrompidos.

Por exemplo, temos uma reunião com a equipe de vendas, com 5 vendedores. Defina que cada vendedor terá 5 minutos para apresentar os resultados do mês, sem serem perguntas ou interrupções.

Permita que a pessoa se retire

Isso pode parecer contra intuitivo para gestores mais antigos, mas permitir que a pessoa se retire deve ser uma norma em reuniões, principalmente nas online, mas também nas presenciais.

Se o colaborador entender que aquela reunião não precisa dele, ou que os tópicos que o interessavam já foram passados, ele pode se retirar da reunião, sem necessidade de aviso ou licença.

E a dica para este ponto é gravar reuniões assim, pois para quem saiu antes ou quem não pode comparecer, poderá rever a reunião depois e ficar a par do que foi discutido.

Claro que isso necessita de uma maturidade e sensibilidade de toda a equipe, mas no fim das contas, acaba deixando a reunião mais produtiva, tendo apenas as partes que necessitam estar lá.

O que nos leva a outro ponto…

8-18-1800

Certamente, no mundo dos negócios, você já se deparou com aquelas reuniões que, pelo número de pessoas, mais parecem assembleias.

O cenário acaba sendo repetitivo: alguém apresentando, muitos mexendo no celular, alguns com o notebook aberto fingindo prestar atenção (enquanto estão trabalhando em outra tarefa), o diretor ou gerente fazendo questionamentos e tendo que chamar atenção dos demais para os assuntos em pauta.

Métodos Ágeis funcionam melhor com poucas pessoas. Nestas recomenda-se entre 3 a 9 por equipe apenas.

Conforme o livro Running Meetings, publicado pela Harvard Business Review, o ponto é o propósito da reunião. Dessa forma, o livro sugere a regra 8-18-1800 como uma diretriz que pode ajudar.

Assim, Se você está diante de uma reunião para tomada de decisões, não convide mais que 8 participantes – essa proporção casa bastante com a famosa two pizza rule, aplicada por Jeff Bezzos na gigantesca Amazon (você não deve marcar a reunião na qual duas pizzas não possam alimentar todo o grupo).

Já no caso de a reunião ter o caráter de brainstorming e de amplas ideias, 18 pessoas seria o máximo sugerido para esse formato.

Agora, caso seja uma reunião de caráter simplesmente informativo (apresentações e atualizações) a regra exagera esse número de participantes para 1800 pessoas (ou mais).

Se você tem algo a discutir com mais pessoas, o ideal é quebrar em diferentes setores ou áreas e fazer discussões com equipes menores. Isso vai facilitar tanto o entendimento quanto a participação dos envolvidos.

Digamos que na área de Marketing, sobre sua tutela, você tem 5 gestores de tráfego, 6 designers, 3 estrategistas e 10 analistas. Ao invés de fazer com todas as 24 pessoas, faça 3 reuniões com 8 pessoas cada por tipo de cliente ou por região que atendem, por exemplo.

Quem deve participar da reunião?

Muitas vezes chamamos pessoas que não precisam estar naquela reunião para evitar conflitos de ego. Afinal, ninguém quer ser deixado de lado.

Mas se você não quer sacrificar a performance da sua reunião, lembre-se de convidar para a reunião somente:

• Os principais tomadores de decisão para o assunto discutido;
• Quem detenha informação e conhecimento específico;
• Participantes que possam ter compromisso ou interesse relacionados às questões;
• Pessoas que precisem da informação discutida em reunião para desempenharem suas tarefas;
• Integrantes que serão necessários para implementar as decisões tomadas durante o encontro.

De pé, por favor

Uma dica matadora para reuniões presenciais, que precisam ser curtas, é fazer com todos de pé.

Nilofer Merchant, diretora corporativa e autora, em uma apresentação TED, logo no início diz:

“O que vocês estão fazendo agora, neste exato momento, está matando vocês. Mais do que carros ou a Internet ou mesmo aquele aparelho móvel do qual estamos sempre falando, a tecnologia que vocês mais usam quase todo dia é isso, o seu bumbum”.

Para ela, reuniões privadas deveriam ser transformadas em “reuniões de caminhadas”. Merchant não está sozinha no que ela sugere ser a melhor maneira de fazer-nos pensar fora da caixa.

Mark Zuckerberg é também um fã das reuniões que ocorrem enquanto funcionários caminham. As “walking meetings”, em inglês, foram adotadas até pelo ex-presidente dos EUA, Barack Obama.

Das reuniões em movimento temos as “stand-up meetings”, ou reuniões em pé. Basta uma rápida pesquisa pelo Google para ver que chovem exemplos dizendo que “a moda é todo mundo em pé nas reuniões”.

A stand-up meeting é originária do Scrum. No entanto, a ferramenta foi rapidamente adotada pelas equipes usando métodos relacionados ao Agile (método Ágil). A ideia geral é que a reunião em pé seja um incentivo à comunicação e criatividade das equipes de desenvolvimento.

Nada de sentar confortavelmente em suas cadeiras, mas sim todos em uma roda, em pé 15 a 30 minutos é o ideal para esta técnica, pois instiga as pessoas a serem mais concisas e diretas. Perfeito para aquela reunião de planejamento diária, repetida sempre no mesmo horário.

Faça como Steve

Uma das coisas mais extraordinárias da gestão de Steve Jobs na Apple é o que ele chamava de Indivíduo Diretamente Responsável (ou DRI, na sigla em inglês).

Assim, nunca há dúvidas sobre quem é a pessoa responsável por qual projeto. Em uma reunião, o nome do DRI aparecia ao lado do tema que seria discutido. Dessa forma, cada reunião gerava uma lista de tarefas, cada um com um responsável.

Era uma forma de garantir que todas as ideias jogadas na mesa em uma reunião seriam corretamente endereçadas e trabalhadas.

Não dê passos maiores do que sua perna

Se você tem um objetivo grande a ser decidido, quebra em passos menores.

A técnica Pomodoro de concentração nós passa a informação que o cérebro humano funciona melhor em ciclos de 25 minutos e com 5 minutos de descanso entre eles, para evitar a fadiga de foco que todos nós temos.

Use estes números a seu favor.

Conclusão

Siga estas dicas e vá implementando conforme a realidade da sua empresa e logo verá reuniões hipereficientes, decisões tomadas de forma mais realista e real e maior nível de satisfação de todos os participantes.

Tem algum causo interessante em alguma reunião que você já compareceu? Conte ai embaixo!

Osvaldo Janeri é Consultor, Cientista e Gestor. Quer melhorar estes aspectos na sua empresa de maneira profissional? Me chame e vamos bater um papo!