CHAT-R: Uma Metodologia para Reuniões Online Produtivas e Eficientes via Chat
Com a crescente tendência de trabalho remoto e equipes espalhadas pelo mundo, reuniões online tornaram-se fundamentais no ambiente empresarial. Contudo, muitas dessas reuniões acabam sendo longas, improdutivas e incapazes de alcançar resultados tangíveis. Problemas como falta de engajamento, dificuldade em manter o foco e a ausência de uma estrutura eficiente são fatores que contribuem para esse cenário. Neste artigo, apresento a metodologia autoral CHAT-R (Comunicação Híbrida para Ações e Tarefas Rápidas), desenvolvida para aprimorar reuniões online, emprestando princípios do desenvolvimento Ágil, técnicas de psicologia, e melhores práticas de gestão, com ênfase em reuniões conduzidas via chat, particularmente através de grupos de WhatsApp.
A Metodologia CHAT-R
Esta metodologia combina as melhores práticas de gestão e produtividade com os conceitos de autores renomados na área. A aplicação dessa metodologia envolve as seguintes etapas:
- Definição de objetivos claros (S.M.A.R.T. – Doran, 1981): Estabeleça metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (S.M.A.R.T.) e comunique-as aos participantes antes da reunião.
- Criação de uma agenda (Parker, 1998): Elabore uma agenda detalhada, inspirada no livro “Meeting Excellence” de Glenn M. Parker, e compartilhe-a com os participantes antes da reunião.
- Seleção de um moderador (Rogelberg, 2019): Conforme exposto por Steven G. Rogelberg em “The Surprising Science of Meetings”, um moderador eficiente é crucial para conduzir a reunião. Escolha uma pessoa com habilidades de liderança e comunicação.
- Estipulação de limites de tempo (Cirillo, 2006): Aplique a Técnica Pomodoro, desenvolvida por Francesco Cirillo, para dividir a reunião em segmentos de tempo e garantir eficiência.
- Incentivo à participação (Kaner, 2014): Utilize técnicas de facilitação descritas por Sam Kaner em “The Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making” para estimular a contribuição de todos os membros.
- Uso de ferramentas de produtividade (Allen, 2001): Aplique o conceito “Getting Things Done” de David Allen, utilizando recursos do próprio WhatsApp, como listas de tarefas, enquetes e quadros de mensagens para gerenciar ações e decisões.
- Síntese de decisões e ações (Lencioni, 2004): Com base na ideia de Patrick Lencioni em “Death by Meeting”, resuma as decisões e ações após cada tópico para garantir clareza e responsabilidade.
- Registro da reunião (Morgenstern, 2004): Designe alguém para fazer anotações durante a reunião e compartilhe essas informações com os participantes após o encontro, conforme sugerido por
- Julie Morgenstern em “Time Management from the Inside Out”.
- Solicitação de feedback (Bungay Stanier, 2016): Após a reunião, peça aos participantes que compartilhem seus comentários e sugestões sobre como aprimorar futuras reuniões, como recomendado por Michael Bungay Stanier em “The Coaching Habit”.
- Revisões periódicas (Zenger e Folkman, 2014): Revise e ajuste sua estratégia de reuniões periodicamente, com base no feedback recebido e nas lições aprendidas, conforme destacado por Jack Zenger e Joseph Folkman em “The Extraordinary Leader”.
Vamos apresentar um exemplo prático de aplicação da metodologia CHAT-R em uma reunião online via grupo de WhatsApp.
Contexto: Uma empresa de desenvolvimento de software deseja realizar uma reunião online para discutir e decidir sobre as prioridades do próximo trimestre.
Aplicação da metodologia CHAT-R:
- Objetivos: O Gestor junto ao líder, deve definir o objetivo da reunião como “Decidir as prioridades do projeto para o próximo trimestre e atribuir responsabilidades aos membros da equipe.”
- Agenda: Crie uma agenda detalhada:
- Abertura e apresentação do objetivo (5 minutos)
- Discussão das prioridades do projeto (20 minutos)
- Votação das prioridades usando enquete no WhatsApp (10 minutos)
- Atribuição de responsabilidades (15 minutos)
- Encerramento e próximos passos (5 minutos)
Compartilhe a agenda com os participantes antes da reunião.
- Moderador: Escolha um líder de projeto com habilidades de comunicação e liderança para moderar a reunião. Ele deve criar o grupo e convidar os demais membros alguns minutos antes da reunião.
- Limites de tempo: Divida a reunião em segmentos de tempo, seguindo a agenda e utilizando a Técnica Pomodoro para manter a eficiência.
- Participação: Incentive a participação de todos os membros, permitindo que cada um compartilhe sua opinião sobre as prioridades do projeto – o moderador irá perguntando para cada um no final de cada tópico, que deverá ser conciso e sintetizar o máximo em poucas mensagens. De preferência deve-se usar mensagens de texto, e não áudio, onde é comum alongarmos e perdemos o efeito da sintese.
- Ferramentas de produtividade: Utilize enquetes no WhatsApp para votar nas prioridades do projeto e listas de tarefas para atribuir responsabilidades.
- Decisões e ações: Ao final de cada tópico, resuma as decisões tomadas e as ações atribuídas, com descrição, nome da pessoa responsável e data limite, garantindo que todos compreendam seus papéis e responsabilidades.
- Registro da reunião: Nomeie um participante para ser o “secretário” para fazer anotações durante a reunião e compartilhar um resumo com os membros do grupo após o encontro. No resumo, se tiver lista de tarefas, que seja colocado no registro, definido por pessoa e com data.
- Feedback: Após a reunião, solicite feedback dos participantes sobre a eficiência da reunião e sugestões de melhorias para futuras reuniões.
- Revisões periódicas: Com base no feedback recebido, ajuste a estratégia de reuniões conforme necessário, a fim de aprimorar continuamente a eficiência das reuniões online.
Ao aplicar a metodologia CHAT-R neste exemplo, a empresa de desenvolvimento de software pode realizar uma reunião produtiva e eficiente via grupo de WhatsApp, otimizando o tempo e garantindo que todos os membros da equipe estejam engajados e cientes de suas responsabilidades no próximo trimestre.
A metodologia CHAT-R oferece uma solução eficiente para lidar com os desafios das reuniões online, principalmente aquelas realizadas via chat, como em grupos de WhatsApp. Ao aplicar os princípios e estratégias apresentados neste artigo, as equipes podem transformar suas reuniões em sessões produtivas e eficientes, otimizando o uso do tempo, aumentando o engajamento dos participantes e assegurando resultados concretos. A adoção dessa metodologia permitirá que as organizações aproveitem ao máximo as oportunidades oferecidas pelas reuniões online, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e de alta performance.
Osvaldo Janeri Filho – Cientista, Gestor e Especialista em Inovação e Tecnologia. Fale comigo me mandando um email!